29 Juillet 2019

Retrouvez toutes les informations concernant la réaffiliation des clubs, les prises de licences, les certificats médicaux, les mutations ainsi que les critères de labellisation des clubs... et toutes les infos en détail dans la circulaire administrative de la FFA.

Affiliation des clubs

Toute association qui désire s'affilier à la FFA, doit constituer, en un exemplaire, un dossier d’affiliation qu’elle adresse à la Ligue de Nouvelle-Calédonie d'Athlétisme, merci de prendre contact par mail à prispier@corail.nc ou par téléphone au +687 79.44.97

Ré-affiliation des clubs

Après le 31 août 2019, fin de la saison administrative 2018-2019, tous les Clubs seront sur le SI-FFA en statut « A Affilier ». Un Club souhaitant renouveler son affiliation auprès de la FFA doit manifester son intention de procéder à ce renouvellement d’affiliation en cliquant dans le SI-FFA sur « Affiliation Ré-Affiliation », et ce, avant le 30 septembre 2019.

Dans le cas contraire, les licenciés du Club pourront muter gratuitement pour le Club de leur choix à compter du 1er octobre 2019 jusqu’à la date éventuelle de la ré-affiliation de leur Club sans, le cas échéant, de compensation financière.

Note : Lors de la ré-affiliation, n'oubliez pas de mettre à jour les renseignements et infos de vos structures (les coordonnées du siège du Club, l’adresse électronique du Club ; la liste et la fonction des membres du Comité ainsi que le nom du correspondant ; le nombre de salariés du Club, le montant de la cotisation d’adhésion au Club

A compter de l’ouverture du SI-FFA, le Club devra :
- confirmer l’adhésion à l’assurance Responsabilité Civile proposée par la FFA ou, en cas de refus, renseigner le nom de sa compagnie d’assurances ainsi que le numéro de sa police d’assurance ;
- valider l’écran d’informations préalablement rempli ;
- licencier au minimum cinq personnes dont les trois dirigeants du Club (Président, Secrétaire Général et Trésorier Général). Dans le cas où les dirigeants du Club seraient déjà licenciés dans un autre Club, il reste nécessaire d’avoir à minima cinq personnes licenciées.
Il est précisé que le Club sera considéré comme valablement ré-affilié, une fois toutes ces obligations remplies. Le Club apparaîtra, alors, sur le SI-FFA en statut « Affilié ».

Attention :
- Pour les passages de vos licences, pensez à créditer vos comptes SIFFA, prenez contact auprès de la ligue ou du CTS.
- un Club non ré-affilié ne peut pas être représenté et prendre part au vote lors des Assemblées Générales de la Fédération, des Ligues ou des Comités quand bien même ces Assemblées Générales se dérouleraient avant le 31 octobre de la même année, date limite de ré-affiliation des Clubs.

Clubs à section-locale

Nouveauté : Nouvelle appellation des Clubs maîtres qui seront désormais des Clubs référents.
Rappel : Les Clubs référents et les Clubs sections locales sont affiliés à la FFA avec les mêmes droits et devoirs.
La date limite de dépôt des dossiers à la FFA pour les créations de Clubs sections locales ou pour les reprises d'autonomie de Clubs sections locales est fixée avant le 1er Novembre 2019 pour une prise d’effet au 1er janvier 2020. En revanche, pour une association qui se créerait dans le but de devenir Club section locale d’un Club référent, l’affiliation en tant que Club section locale est possible sans limitation de date.

Licence

Attention : du fait de la mise en place de la pré-saisie des licences (cf. paragraphe ci-dessous) la licence 2018/19 expirera au 31 août et ne sera plus valable pendant le mois de septembre 2019.

- Saisie anticipée des licences : Afin de permettre la prise et le renouvellement de la Licence dès le 1er septembre et la participation aux compétitions dès le début de la saison administrative, la FFA a mis en place un module de saisie anticipée des Licences.
Un tutoriel explicatif du fonctionnement du module de saisie anticipée est disponible sur le site internet de la FFA sur ce lien (accès : siffa - siffa)

Rappel : Le renouvellement de la licence est obligatoire pour la participation aux compétitions et aux animations, mais également pour que le licencié et le Club soient couverts en matière d’assurances, et ce, tout à la fois, pour les activités d’entraînement que de compétition.
Il est précisé qu’un Club s’expose à une mise en cause de sa responsabilité s’il laisse participer des athlètes, dont la Licence n’a pas été renouvelée, à des séances d’entraînement ou des stages qu’il organise.

Nouveauté : le licencié doit désormais remplir quelques informations pour recevoir sa licence
Lorsque le club saisit une licence, un email est immédiatement envoyé au licencié. Mais cet email ne contient pas la licence. Il contient un lien vers l’espace licencié. Ce lien étant unique et crypté, il n’est plus nécessaire de s’authentifier.
En cliquant sur le lien, le licencié arrive sur son espace.Un formulaire s’affiche et lui demande de renseigner :
- S’il souhaite ou non, recevoir des informations venant de la FFA ou de ses partenaires. Cet indicateur, exigé par la CNIL, n’a besoin d’être renseigné qu’une seule fois. Il ne sera plus redemandé au licencié mais il pourra à tout moment le modifier.
- Qu’il a bien pris connaissance des conditions d’assurance.
- Quels sont ses types de pratique
Dès que ce formulaire est renseigné, le licencié reçoit un mail avec en pièce jointe sa licence.

Soyez Vigilants :Les modifications liées aux licenciés de la rentrée 2019/2020

Les changements de catégorie

Le changement de catégorie d’âge interviendra au 1er novembre 2019.
Il est donc distingué deux périodes distinctes :
- une période de validité des licences : du 1er septembre 2019 au 31 août 2020.
- une période de validité des catégories : du 1er novembre 2019 au 31 octobre 2020

Mutations

La période normale de mutation est fixée entre le 1er septembre et le 31 octobre 2019. Une seule mutation pour la saison administrative est possible (entre le 1er septembre 2019 et le 31 août 2020).
Nouveautés : d'importantes modifications ont été validées par la Fédération concernant les mutations à partir de la rentrée 2019/2020, retrouvez toutes les modifications sur la circulaire Administrative FFA

Le Questionnaire de Santé

La présentation d’un certificat médical est une obligation pour une première prise de licence ou pour un renouvellement de la licence après une saison administrative sans avoir été licencié (rupture de la continuité de licence).
Depuis la saison 2019, il n’est plus obligatoire de fournir un nouveau certificat médical pour renouveler sa licence. Sous certaines conditions il est possible d’utiliser le certificat médical de la saison précédente. Pour cela il faut :
1) Être licencié la saison précédente, avec un type de licence différent de « Athlé Encadrement »
2) Répondre au questionnaire médical.
3) Avoir répondu NON à toutes les questions du questionnaire médical.
ATTENTION :
Dans certaines situations particulières , il n’est pas non plus possible d’utiliser l’ancien certificat médical et un nouveau certificat médical datant de moins de 6 mois devra être fourni:

1) Vous demandez une licence de type Athlé Compétition ou Athlé Running ou Athlé Entreprise et vous aviez la saison dernière une licence Athle Santé. Il n’est pas possible d’utiliser l’ancien certificat médical car ces types de licences exigent un certificat particulier portant la mention « pratique de l’athlétisme en compétition ».

2) Un jeune athlète de la catégorie Baby-Athlé possédait une licence Athlé Découverte et va devenir Eveil Athlétique au 1er novembre. Il n’est pas possible d’utiliser l’ancien certificat car au 1er novembre. Le certificat devra porter la mention « pratique de l’athlétisme en compétition ».
Ce processus de réponse à ce questionnaire peut se faire à deux reprises après avoir fourni un certificat médical. Ensuite un nouveau certificat médical devra être fourni

Comment répondre au questionnaire de santé ?
- Directement sur votre espace adhérent : Tous les licenciés, ayant été licenciés la saison précédente avec une licence de type différent d’Athlé-Encadrement, peuvent répondre au questionnaire de santé sur leur espace adhérent, de même que les parents des jeunes athlètes de la catégorie Baby-Athlé qui ne deviendront pas Eveil Athlétique au 1er novembre.

Depuis l’ouverture de la pré-saisie des licences possible depuis la mi juin, il est possible de renseigner le questionnaire de la saison suivante. Si aucune licence ou pré-saisie de licence n’a été prise, le questionnaire est même modifiable.

Sur un formulaire papier que vous fournira votre club
En même temps que le formulaire de renouvellement de votre adhésion à votre club, vous pourrez remplir le questionnaire médical sous format papier fourni par votre club.

Une fois le questionnaire rempli
- Si vous avez répondu au questionnaire sur votre espace adhérent, votre club en sera informé au moment où il renouvellera votre licence.
- Si vous avez répondu au questionnaire sur format papier, remettez votre formulaire à votre club.

La Labellisation des clubs

Nous vous invitons à vérifier que les prorogations de diplômes de vos dirigeants, officiels et entraîneurs ont bien été validées sur SIFFA. En cas de problème ne pas hésiter à contacter la Ligue.

Attention : La labellisation sera acquise ou non à la fermeture du SIFFA fin août 2019 pour la prochaine saison.

La certification atteste de la volonté du club de mettre en œuvre des moyens pour accueillir les adhérents en leur proposant des activités parmi les cinq secteurs suivants :

Athlétisme sur piste - Athlétisme des jeunes - Athlétisme hors stade - Athlétisme santé - Athlétisme de haut niveau

La labellisation s’inscrit dans une démarche de qualité et permet de reconnaitre l’adéquation des activités proposées par le club dans un des secteurs avec le Plan de développement fédéral.
La labellisation est établie sur trois niveaux (bronze, argent et or) pour chacun des cinq secteurs.

Tableau récapitulatif des critères de labellisation

Fermeture du SIFFA

La saison administrative 2018-2019 va s'achever le 31 Août 2019 au soir.
- La clôture de la saison sera effective 2 à 3 jours avant la fin de saison, il ne sera donc plus possible de saisir des Licences pour le compte de la Saison 2018-19.
- L'accès au SI-FFA sera interrompu quelques jours pour permettre les travaux de Fin de Saison et les travaux de Début de Saison.

SI-FFA sera à nouveau accessible :
- Le Samedi 1er Septembre 2019 dès 21 heures (NOUMEA) pour les Ligues et ensuite pour les Comités provinciaux et les Clubs.

Rappel : Attention à ne pas confondre :
- Saison Administrative : du 1/09/2019 au 31/08/2020
- Saison Catégorielle : du 1/11/2019 au 31/10/2020
- Saison Sportive : du 1/01/2020 au 31/12/2020

Quelques infos :
- Lien direct vers le SIFFA : ICI
- Support d'aide de pré-saisie des Licences - Les nouveautés pour les licenciés à la rentrée
- Toutes les infos sur la labellisation : ICI
- Documents FFA utiles pour la rentrée : ICI
- Tarifs des Licences 2019-2020 (ORIGINAL A VENIR)

Pour toutes les informations, retrouvez la Circulaire Administrative FFA 2019-2020 applicable au 1er septembre 2019 ICI et les Règlements Généraux FFA ICI

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