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ATTENTION POUR LA NOUVELLE SAISON ADMINISTRATIVE

Retrouvez toutes les informations concernant la réaffiliation des clubs, les prises de licences, les certificats médicaux, les mutations ainsi que les critères de labellisation des clubs... et toutes les infos en détail dans la circulaire administrative de la FFA : Circulaire Administrative 2020-21 (Édition de juin 2020) .

Affiliation des clubs

Toute association qui désire s'affilier à la FFA, doit constituer, en un exemplaire, un dossier d’affiliation qu’elle adresse à la Ligue de Nouvelle-Calédonie d'Athlétisme, merci de prendre contact par mail à prispier@corail.nc ou par téléphone au +687 79.44.97

Ré-affiliation des clubs

Après le 31 août 2020, fin de la saison administrative 2019-20, tous les Clubs figureront sur le SI-FFA en statut « À affilier ».

Un Club souhaitant renouveler son affiliation auprès de la FFA doit manifester son intention de procéder à ce renouvellement d’affiliation en cliquant dans le SI-FFA sur « Affiliation Ré-affiliation », et ce, avant le 30 septembre 2020.

Dans le cas contraire, les licenciés du Club pourront muter gratuitement pour le Club de leur choix à compter du 1er octobre 2020 jusqu’à la date éventuelle de la ré-affiliation de leur Club sans, le cas échéant, de compensation financière.

Au 31 octobre 2020, la CSR nationale prononcera la radiation de tout Club qui n’aura pas réalisé ladémarche de ré-affiliation.

Note : Attention, un Club non réaffilié ne peut pas être représenté et prendre part au vote lors desAssemblées Générales de la Fédération, de la Ligue ou du Comité quand bien même ces AssembléesGénérales se dérouleraient avant le 31 octobre, date limite de ré-affiliation des Clubs.

Pour se réaffilier, le Club devra avoir un compte SI-FFA créditeur supérieur au montant de la cotisation annuelle fédérale et du coût des cinq premières licences.

Ce montant sera débité sur le compte SI-FFA du Club lors du renouvellement de son affiliation. Une

note de débit sera transmise à la Ligue par la FFA chaque mois.

Le Club doit mettre à jour tous les renseignements suivants :

 les coordonnées du siège du Club, l’adresse électronique du Club ;

 la liste de tous les dirigeants du Club et leur fonction (Président, Secrétaire, Trésorier, membres duComité Directeur) ainsi que le nom du correspondant ;

 la liste des personnes (dirigeants, entraineurs et officiels) participant, ou susceptibles de participer,à l’encadrement des pratiquants, et notamment des mineurs ;

 le nombre de salariés du Club, le montant de la cotisation d’adhésion au Club, le montant du budget du Club, les disciplines athlétiques pratiquées au sein du Club et enfin la liste des autres affiliations à des fédérations affinitaires (FSCF, FSGT, UFOLEP), à des fédérations comme la FF Handisport ou la FF Sport Adapté ou d’autres fédérations.

Le début de la saison administrative est fixé au 1er septembre 2020. À compter de l’ouverture du SI-FFA, le Club devra :

confirmer l’adhésion à l’assurance Responsabilité Civile proposée par la FFA ou, en cas de refus,renseigner le nom de sa compagnie d’assurances ainsi que le numéro de sa police d’assurance ;

valider l’écran d’informations préalablement rempli ;

licencier au minimum cinq personnes dont les trois dirigeants du Club (Président, Secrétaire Général et Trésorier Général). Dans le cas où les dirigeants du Club seraient déjà licenciés dans un autre Club, il reste nécessaire d’avoir a minima cinq personnes licenciées.

Il est précisé que le Club sera considéré comme valablement réaffilié, une fois toutes ces obligationsremplies.

Le Club apparaîtra, alors, sur le SI-FFA en statut « Affilié ».

-CHANGEMENT DE NOM

Tout Club qui change de nom doit transmettre à sa Ligue la justification du dépôt en Préfecture ou au Tribunal d'Instance pour les Clubs du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la Moselle ou encore au Haut-Commissariat de la République pour les Clubs de la Nouvelle-Calédonie et de la Polynésie Française.

La Ligue procédera à la numérisation de ce document, l’insérera sur le SI-FFA et en informera la FFA.

La CSR nationale se prononcera sur ce changement de nom.

En cas de refus, un courrier officiel motivant la décision sera transmis au Club avec une copie au Comité et à la Ligue.

-MODIFICATIONS STATUTAIRES

Tout Club qui modifie ses statuts doit transmettre à sa Ligue les nouveaux statuts et le récépissé de

dépôt à la Préfecture ou au Tribunal d'Instance pour les Clubs du Bas-Rhin, du Haut-Rhin et de la

Moselle ou encore au Haut-Commissariat de la République pour les Clubs de la Nouvelle-Calédonie et de la Polynésie Française.

Après vérification, la Ligue procédera à la numérisation de ces documents, les insérera sur le SI-FFA et en informera la FFA.

-RADIATION

La radiation des Clubs affiliés à la FFA est prononcée par la CSR nationale (hors cas disciplinaire).

Une radiation peut être prononcée à la demande :

du Club lui-même ;

du Comité dont il dépend ;

de la Ligue dont il dépend ;

de la FFA.

Le Club sollicitant sa radiation devra en faire la demande à la FFA, sous couvert de la Ligue ; cette demande comportera notamment le procès-verbal de l'Assemblée Générale ayant pris cette décision, certifié par le Président ou le Secrétaire Général du Club.

Dans le cas d'une section d'Athlétisme non autonome d'un Club omnisports, la demande devra émaner de l'instance habilitée à prendre cette décision (selon le cas : le Comité Directeur du Club omnisports ou son Bureau ou l'Assemblée Générale).

Ces documents seront numérisés par la Ligue et insérés sur le SI-FFA. Un courrier électronique

automatique généré par le SI-FFA sera transmis à la FFA et au Comité.

À compter du 31 octobre 2020, la CSR nationale prononcera la radiation de tout Club qui n’aura pas

accompli l’ensemble des démarches nécessaires à sa ré-affiliation telles que précisé à l’article 1.2.4. de la circulaire administrative.

Si la radiation intervient en cours de saison administrative et si des licences ont déjà été délivrées, la

situation des licenciés sera réglée conformément aux Règlements Généraux ; les services administratifs de la FFA procèderont à la modification des licences déjà établies.

Dès la radiation prononcée, les licenciés auront une licence temporaire délivrée par la FFA, pour une durée de deux mois au cours desquels ils pourront se licencier dans le Club de leur choix.

Au-delà des deux mois cette licence temporaire ne sera plus valable.

Dès que la radiation est prononcée, une information est adressée, par courrier électronique automatique généré par le SI-FFA, à la Ligue et au Comité.

-COTISATION DES CLUBS

La cotisation annuelle fédérale des Clubs pour la saison 2020-21 est de 140 €.

Des cotisations supplémentaires pourront être perçues par la Ligue Régionale, le Comité Départemental ou le Comité Territorial dès lors qu’elles auront fait l’objet d’un vote lors de l’Assemblée Générale de chaque structure déconcentrée.

Comme indiqué dans le chapitre 1.2 (Ré-affiliation des Clubs), le montant de la cotisation annuelle fédérale est prélevé sur le compte SI-FFA du Club dès la ré-affiliation. Le montant de chaque licence est prélevé au moment de la création ou du renouvellement de celle-ci.

– ENTENTES

Rappel : les Clubs référents et les Clubs associés sont affiliés à la FFA avec les mêmes droits et devoirs.

La date limite de dépôt des dossiers à la FFA pour le rattachement de Clubs en tant que Clubs associés ou pour les reprises d'autonomie des Clubs associés est fixée au 31 octobre 2020 pour une prise d’effet au 1er janvier 2021.

En revanche, pour une association qui se créerait dans le but de devenir Club associé d’un Club référent, l’affiliation en tant que Club associé est possible sans limitation de date.

La procédure de mise en place et de reconnaissance des Ententes est définie à l'article 1.4 des Règlements Généraux. Du fait des nombreuses questions sur ce type de regroupement de Clubs, vous trouverez ci-dessous quelques rappels des dispositions essentielles sur ce sujet :

une Entente est constituée d’un Club référent et d’un ou plusieurs Clubs associés régulièrement affiliés à la FFA ;

une Entente porte le nom du Club référent ;

les associations qui souhaitent se regrouper sous la forme d’une Entente, et qui créent ensemble une nouvelle association (le Club référent) doivent transmettre un dossier complet d'affiliation ;

le Club référent et ses Clubs associés doivent être situés sur le territoire d'un même Comité (sauf

dérogation accordée par le Bureau Fédéral) ;

le Club référent doit fournir lors du dépôt du dossier, des statuts intégrant la création en son sein de Clubs associés et une lettre d'accord de chaque Club associé ;

lors des compétitions individuelles, les Comités, les Ligues et la FFA feront suivre la dénomination officielle de l’Entente du nom du Club associé le composant ;

les athlètes d'un Club référent et de ses Clubs associés porteront tous le même maillot. La mention du Club associé pourra apparaître sans qu'elle ne soit supérieure à celle du Club référent ;

les Clubs associés ne peuvent participer en tant que tels à un Championnat par équipes ou à un

Championnat individuel comportant un classement par équipes.

– FUSIONS

Les fusions ne sont possibles qu'entre des Clubs d'un même Comité. Il existe deux types de fusions :

la fusion-absorption : un Club existant absorbe un ou plusieurs autres Clubs ;

la fusion-création : plusieurs Clubs se dissolvent pour créer un nouveau Club différent des autres.

Les Clubs désirant fusionner doivent adresser à la FFA, par l'intermédiaire de leur Ligue :

les procès-verbaux des Assemblées Générales ayant décidé de leur dissolution et de leur fusion ;

la justification de la prise en considération des dissolutions par l'autorité administrative (Préfecture, Tribunal d'Instance ou Haut-Commissariat de la République suivant le cas) ;

dans le cas d’une fusion-création, un dossier d'affiliation.

Le dossier de fusion doit parvenir à la FFA avant le 1er novembre 2020 pour que la date d'effet de la fusion soit le 1er janvier 2021. La fusion est reconnue par la CSR nationale.

La fusion-création entraîne automatiquement la radiation des Clubs dissous.

Le Club issu d’une fusion-création ou subsistant après une fusion-absorption, conserve tous les droits administratifs et sportifs de chacun des Clubs qui le forment, notamment en ce qui concerne la qualification des licenciés acceptant la fusion. Ce Club conserve également les voix que lui confère le nombre de licenciés au 31 août, des Clubs dont il est issu.

– CAS PARTICULIER DES CLUBS OMNISPORTS

Tout Club omnisports, qui désire s’affilier à la FFA, doit effectuer les démarches d’affiliation et transmettre un dossier complet conformément aux dispositions de l’article 1.1.2.

Tout Club omnisports, qui souhaite se réaffilier à la FFA, doit effectuer les démarches de ré-affiliation et mettre à jour les informations prévues à l’article 1.2.3.

Si la section Athlétisme n’a pas de personnalité juridique, une attestation du Président du Club Omnisports devra venir attester de l’existence de cette section au sein de la structure omnisports.

Les renseignements généraux du Club devront mentionner la liste et la fonction des membres chargés de diriger la section d'Athlétisme (Président, Secrétaire, Trésorier de la section) ainsi que le nom du correspondant.

En cas de dissolution d’un Club omnisports, la section Athlétisme du Club, ayant une personnalité juridique ou non, devra, pour être affilée, adresser à la FFA, par l’intermédiaire de sa ligue :

les procès-verbaux de l’Assemblée Générale du Club omnisports ayant décidé de la dissolution ;

la justification de la prise en considération de la dissolution par l'autorité administrative (Préfecture, Tribunal d'Instance ou Haut-Commissariat de la République suivant le cas) ;

un dossier d'affiliation, sans y joindre le bordereau de création des cinq premières licences.

Le Club ainsi créé pourra, sous réserve de la décision de la CSR, bénéficier du numéro d’affiliation antérieur.

Licence

La licence doit être renouvelée dès l’ouverture du SI-FFA (le 1er septembre 2020 à 10 heures).

Attention : en raison de la crise sanitaire due au Covid-19 ayant entrainé le confinement et l’annulation de nombreuses compétitions depuis le 1er mars 2020, et en soutien aux athlètes ayant subi une diminution de l’activité fédérale durant cette période, la licence 2019-20 pourra être admise pour participer à des compétitions jusqu’au 1er novembre 2020, à la condition sine qua non que le Club soit valablement réaffilié à la FFA la veille de la compétition. La licence 2019-20 ne permettra pas, lorsqu’elle est exigée, de prendre part à des activités autres que sportives (représentation des Clubs lors des Assemblées Générales, formations fédérales, …) se déroulant après le 1er septembre 2020.

Le renouvellement de la licence est obligatoire (sauf modalités particulières ci-dessus jusqu’au 1er novembre 2020) pour la participation aux compétitions et aux animations, mais également pour que le licencié et le Club soient couverts en matière d’assurances, et ce, tout à la fois pour les activités d’entraînement et de compétition.

Il est précisé qu’un Club s’expose à une mise en cause de sa responsabilité s’il laisse participer des athlètes, dont la licence n’a pas été renouvelée, à des séances d’entraînement ou des stages qu’il organise.

Saisie anticipée de la licence

Afin de permettre la prise et le renouvellement de la licence dès le 1er septembre et la participation aux compétitions dès le début de la saison administrative, la FFA a mis en place, un module de saisie anticipée de la licence.

À compter du 16 juin 2020, les Clubs auront la possibilité d’effectuer leur ré-affiliation et une saisie anticipée des licences. Toute saisie de licence, y compris de manière anticipée, est définitive. Les licences saisies de manière anticipée seront automatiquement délivrées dès le 1er septembre.

Un tutoriel explicatif du fonctionnement du module de saisie anticipée est disponible sur le site internet de la FFA.

Rappel : Le renouvellement de la licence est obligatoire pour la participation aux compétitions et aux animations, mais également pour que le licencié et le Club soient couverts en matière d’assurances, et ce, tout à la fois, pour les activités d’entraînement que de compétition.
Il est précisé qu’un Club s’expose à une mise en cause de sa responsabilité s’il laisse participer des athlètes, dont la Licence n’a pas été renouvelée, à des séances d’entraînement ou des stages qu’il organise.

Nouveauté : le licencié doit désormais remplir quelques informations pour recevoir sa licence
Lorsque le club saisit une licence, un email est immédiatement envoyé au licencié. Mais cet email ne contient pas la licence. Il contient un lien vers l’espace licencié. Ce lien étant unique et crypté, il n’est plus nécessaire de s’authentifier.
En cliquant sur le lien, le licencié arrive sur son espace.Un formulaire s’affiche et lui demande de renseigner :
- S’il souhaite ou non, recevoir des informations venant de la FFA ou de ses partenaires. Cet indicateur, exigé par la CNIL, n’a besoin d’être renseigné qu’une seule fois. Il ne sera plus redemandé au licencié mais il pourra à tout moment le modifier.
- Qu’il a bien pris connaissance des conditions d’assurance.
- Quels sont ses types de pratique
Dès que ce formulaire est renseigné, le licencié reçoit un mail avec en pièce jointe sa licence.

Soyez Vigilants :Les modifications liées aux licenciés de la rentrée 2020/2021

Les changements de catégorie

Le changement de catégorie d’âge interviendra au 1er novembre 2020.
Il est donc distingué deux périodes distinctes :
- une période de validité des licences : du 1er septembre 2020 au 31 août 2021.
- une période de validité des catégories : du 1er novembre 2020 au 31 octobre 2021

Mutations

La période normale de mutation est fixée entre le 1er septembre et le 31 décembre 2020. Une seule mutation pour la saison administrative est possible (entre le 1er septembre 2020 et le 31 août 2021).
Nouveautés : d'importantes modifications ont été validées par la Fédération concernant les mutations à partir de la rentrée 2020/2021, retrouvez toutes les modifications sur la circulaire Administrative FFA

Le Questionnaire de Santé

La présentation d’un certificat médical est une obligation pour une première prise de licence ou pour un renouvellement de la licence après une saison administrative sans avoir été licencié (rupture de la continuité de licence).
Depuis la saison 2020, il n’est plus obligatoire de fournir un nouveau certificat médical pour renouveler sa licence. Sous certaines conditions il est possible d’utiliser le certificat médical de la saison précédente. Pour cela il faut :
1) Être licencié la saison précédente, avec un type de licence différent de « Athlé Encadrement »
2) Répondre au questionnaire médical.
3) Avoir répondu NON à toutes les questions du questionnaire médical.
ATTENTION :
Dans certaines situations particulières , il n’est pas non plus possible d’utiliser l’ancien certificat médical et un nouveau certificat médical datant de moins de 6 mois devra être fourni:

1) Vous demandez une licence de type Athlé Compétition ou Athlé Running ou Athlé Entreprise et vous aviez la saison dernière une licence Athle Santé. Il n’est pas possible d’utiliser l’ancien certificat médical car ces types de licences exigent un certificat particulier portant la mention « pratique de l’athlétisme en compétition ».

2) Un jeune athlète de la catégorie Baby-Athlé possédait une licence Athlé Découverte et va devenir Eveil Athlétique au 1er novembre. Il n’est pas possible d’utiliser l’ancien certificat car au 1er novembre. Le certificat devra porter la mention « pratique de l’athlétisme en compétition ».
Ce processus de réponse à ce questionnaire peut se faire à deux reprises après avoir fourni un certificat médical. Ensuite un nouveau certificat médical devra être fourni

Comment répondre au questionnaire de santé ?
- Directement sur votre espace adhérent : Tous les licenciés, ayant été licenciés la saison précédente avec une licence de type différent d’Athlé-Encadrement, peuvent répondre au questionnaire de santé sur leur espace adhérent, de même que les parents des jeunes athlètes de la catégorie Baby-Athlé qui ne deviendront pas Eveil Athlétique au 1er novembre.

Depuis l’ouverture de la pré-saisie des licences possible depuis la mi juin, il est possible de renseigner le questionnaire de la saison suivante. Si aucune licence ou pré-saisie de licence n’a été prise, le questionnaire est même modifiable.

Sur un formulaire papier que vous fournira votre club
En même temps que le formulaire de renouvellement de votre adhésion à votre club, vous pourrez remplir le questionnaire médical sous format papier fourni par votre club.

Une fois le questionnaire rempli
- Si vous avez répondu au questionnaire sur votre espace adhérent, votre club en sera informé au moment où il renouvellera votre licence.
- Si vous avez répondu au questionnaire sur format papier, remettez votre formulaire à votre club.

La Labellisation des clubs

Nous vous invitons à vérifier que les prorogations de diplômes de vos dirigeants, officiels et entraîneurs ont bien été validées sur SIFFA. En cas de problème ne pas hésiter à contacter la Ligue.

Attention : La labellisation sera acquise ou non à la fermeture du SIFFA fin août 2019 pour la prochaine saison.

La certification atteste de la volonté du club de mettre en œuvre des moyens pour accueillir les adhérents en leur proposant des activités parmi les cinq secteurs suivants :

Athlétisme sur piste - Athlétisme des jeunes - Athlétisme hors stade - Athlétisme santé - Athlétisme de haut niveau

La labellisation s’inscrit dans une démarche de qualité et permet de reconnaitre l’adéquation des activités proposées par le club dans un des secteurs avec le Plan de développement fédéral.
La labellisation est établie sur trois niveaux (bronze, argent et or) pour chacun des cinq secteurs.

Tableau récapitulatif des critères de labellisation

ASSURANCES

Information du licencié par le Club :

 indiquer au licencié si le Club a opté pour l’assurance Responsabilité Civile (RC) proposée par la FFA ou

s’il dispose d’une autre assurance Responsabilité Civile (dans ce dernier cas, il doit tenir à disposition de

ses adhérents et de la FFA l’attestation d’assurance avec le détail des garanties) ;

 informer obligatoirement le licencié de son intérêt à souscrire au contrat d’assurance Individuelle Accident

couvrant les dommages corporels auxquels sa pratique sportive peut l’exposer, tout en lui indiquant que celle-

ci n’est pas obligatoire, et ce conformément aux dispositions de l’article L.321-4 du Code du Sport ;

 mettre à disposition du licencié la notice de garanties et l’informer sur les garanties comprises par

l’assurance individuelle accident. La notice de garanties est disponible sur le site internet de la Fédération

(lien en annexe 2).

 indiquer au licencié qu’il recevra en même temps que sa licence, par courriel, un bulletin d’adhésion aux

options complémentaires FFA, qu’il devra adresser directement à AIAC pour toute inscription souhaitée.

Rappel :

1) Assurances : La compagnie d’assurances est la MAIF pour l’assurance responsabilité civile et la

Mutuelle des Sportifs pour l’assurance individuelle accident

2) Courtier : Le courtier est AIAC.

Courrier postal : AIAC Courtage, 14 rue de Clichy, 75311 Paris Cedex 09.

Courrier électronique : assurance-athle@aiac.fr.

Téléphone : 0 800 886 486 (Numéro vert gratuit)

3) Assistance :

MAIF à contacter au 05.49.34.88.27, si vous êtes en France

au +33.5.49.34.88.27, si vous êtes à l’étranger

N° de convention à rappeler : 4121633J

Note : Les Clubs peuvent générer des attestations d’assurance en responsabilité civile pour l’organisation de

leurs manifestations via le SI-FFA.

Note : Des formulaires de déclaration d’accident au titre des contrats Responsabilité Civile et Individuel

Accident sont disponibles via le site internet www.athle.fr.

Si l’assureur du Club est différent de l’assureur de la FFA, il est obligatoire que le nom de la compagnie

d’assurances du Club ainsi que le numéro de la police d’assurance soient renseignés dans le SI-FFA.

Le fait, pour le responsable d’une association sportive, de ne pas souscrire pour l’exercice des activités de

l’association les garanties d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’association, celle de ses préposés

salariés ou bénévoles, et celles de ses pratiquants est puni de six mois d’emprisonnement et de 7 500 euros

d’amende en vertu des dispositions de l’article L.321-2 du Code du Sport.

Note : Si le Club n’a pas respecté son obligation d’information à l’égard du licencié concernant l’intérêt de

souscrire une assurance individuelle accident, ou s’il n’est pas en mesure de prouver qu’il a bien réalisé cette

information, sa responsabilité peut être retenue dans l’hypothèse d’un accident avec de possibles

condamnations pécuniaires importantes.

Il est par conséquent vivement recommandé d’insérer une mention en ce sens dans le formulaire d’adhésion

(cf. modèle en annexe 3).

Fermeture du SIFFA

La saison administrative 2019-2020 va s'achever le 31 Août 2020 au soir.
- La clôture de la saison sera effective 2 à 3 jours avant la fin de saison, il ne sera donc plus possible de saisir des Licences pour le compte de la Saison 2019-2020.
- L'accès au SI-FFA sera interrompu quelques jours pour permettre les travaux de Fin de Saison et les travaux de Début de Saison.
SI-FFA sera à nouveau accessible :
- Le 1er Septembre 2020 dès 21 heures (NOUMEA) pour les Ligues et ensuite pour les Comités provinciaux et les Clubs.

Rappel : Attention à ne pas confondre :
- Saison Administrative : du 1/09/2020 au 31/08/2021
- Saison Catégorielle : du 1/11/2020 au 31/10/2021
- Saison Sportive : du 1/01/2021 au 31/12/2021

Quelques infos :
- Lien direct vers le SIFFA : ICI
- Support d'aide de pré-saisie des Licences - Les nouveautés pour les licenciés à la rentrée
- Toutes les infos sur la labellisation : ICI
- Documents FFA utiles pour la rentrée : ICI
- Tarifs des Licences 2020-2021 (ORIGINAL A VENIR)

Pour toutes les informations, retrouvez la Circulaire Administrative FFA 2020-2021 applicable au 1er septembre 2020 ICI et les Règlements Généraux FFA ICI

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